学生的档案资料是从一开始建档便会伴随终身的个人信息，而传统的档案资料都是纸质的档案资料，其存储时间和查阅形式都会有很多的局限。
档案数字化之后，在查阅学生档案时无需再向从前一样程序繁杂，需要经过多重步骤才能找到对应档案，而档案数字化之后，可直接从档案系统中直接调取所需档案亦或是以对应的条码迅速定位寻找等多种方式，将大大的提高工作效率。如此高效的工作方式，在国家大力支持的前提下，各大高校也在相继进行档案数字化工作。
在高校的学生档案管理室中，工作人员仅需扫描条码或二维码便可即时查找档案资料，而历史遗留档案也将不再杂乱堆放。档案数字化之后就算纸质档案因为自然原因或其它条件保存不当造成的遗失或损坏，也可以通过数字化档案查找到对应的档案资料。
在传统的档案管理中，以前档案检索、查阅工作完全依赖人工，往往查找一份资料，档案人员要在各个角落翻找，有时候查找一份档案可能便需要花费上大半天的时间。
当然，档案数字化给档案工作管理带来的不仅是工作效率的提高，也大大提高了档案工作的准确性以及安全储存性。
据了解，全国目前已有部分高校学生、毕业生档案实现了“数字化存储、计算机管理”，让大部分学生、毕业生也有了“活”的“身份证”。档案数字化的开展也让人才工作信息更加安全有效，查询也更加便捷，为人才引进、人尽其才提供更好保障与服务。